Pourquoi instaurer une gestion électronique des documents ?
Si aujourd’hui un grand nombre d'entreprises basculent dans la digitalisation des données, il en demeure autrement pour une bonne partie d’entre elles. Pourtant, en tant qu'acteur d'entreprise, il faut vite cerner à quel point les avancées technologiques effectuées chaque jour démontrent l'importance de la gestion électronique des documents (GED). Toute entreprise qui souhaite rester compétitive donc a intérêt à mettre en place une GED et voici en détail pourquoi.
Réduction des coûts et une meilleure image sur le plan écologique
Dans une société, le volume des documents est souvent considérable. Leur gestion représente un coût non négligeable en temps et en argent. En basculant vers la gestion electronique des documents, une entreprise peut réaliser d’importantes économies sur le plan humain, financier et logistique.
En effet, une fois stocké sur un serveur, l’ensemble des documents devient accessible en seulement quelques clics. Plus besoin de disposer d’une salle d’archives. Aussi, la dématérialisation des documents permet d’améliorer l’impact écologique de l’entreprise. L’utilisation des papiers et de l’encre servant à imprimer les informations est grandement réduite.
Amélioration de la communication interne de l’entreprise
La recherche de documents papier est une tâche fastidieuse et qui demande beaucoup de bureaucratie inutile. Faire le choix de la GED permet à tous vos collaborateurs d’accéder rapidement aux documents dont ils ont besoin.
Via un système informatique, les droits d’accès peuvent être attribués, modifiés et contrôlés aisément. La communication au sein de la structure est ainsi facilitée. La gestion électronique des documents permet donc de gagner du temps sur les tâches quotidiennes. Ce qui se reflète sur le travail individuel et collectif par un gain de productivité.
Centralisation des données et garantie de leur sécurité
Pour faciliter l’accès aux documents, les plateformes de GED rassemblent les données sur une base unique centralisée. À l'inverse des documents papier, la numérisation évite la perte ou la détérioration des informations.
En plus, ils peuvent être mis à jour à distance par l’intermédiaire d’un système d’autorisations. Cela permet un suivi précis et un contrôle optimal des accès. Évidemment, les données confiées sont protégées par des protocoles de sécurité. Plusieurs mesures ont été mises en place : contrôle d’intégrité, sécurisation et cryptage des données et des sauvegardes redondantes.
Gestion améliorée du service client
Il faut savoir que les logiciels de gestion électronique des documents offrent un ensemble de solutions qui facilitent la gestion des données de manière générale. Au total, ils permettent de gérer :
- les documents ;
- la comptabilité ;
- les clients et les fournisseurs ;
- les ressources humaines.
La puissance et l’efficacité de ces logiciels permettent par exemple d’optimiser la gestion du service client. Ce qui est très bénéfique lorsqu’une entreprise peut avoir des centaines ou des milliers de clients en même temps.
